In Outlook 2000, 2003 en 2007 kon al gebruik worden gemaakt van zogenaamde "Stemknoppen" in een bericht, alleen weten een heleboel mensen niet van het bestaan van deze functie. Ook in Outlook 2010 bestaat deze functie weer, en om deze zeer handige functie toch eens wat meer bekendheid te geven, is dit artikel geschreven. Je zult zien, als je ze één keer hebt gebruikt, ga je ze alleen maar meer gebruiken. Het is een prachtige functie, en hoe het werkt, kun je hieronder lezen.


Afhankelijkheden zijn er ook. Zowel de verzendende, als alle geadresseerden moeten namelijk over een Microsoft Outlook client beschikken. Webmail (OWA) ondersteunt het gebruik van de stemknoppen niet, dus daar hoef je niet naar de stemknoppen te zoeken.

Hoe doe je dit dan:
Je start Outlook, en maak een nieuwe mail. Type je hele verhaal in, geef een onderwerp in, kies de geadresseerden, via je contacten, handmatig intypen, of gebruik distributielijsten. Nu ga je naar het Tabblad "Opties" van je mailbericht. Hier klik je de knop "Stemknoppen" gebruiken aan. Standaard worden de stemknoppen "Goedgekeurd/Afgekeurd"; "Ja/Nee" en "Ja/Nee/Misschien" weergegeven. Dit is natuurlijk te weinig, en zal vrijwel nooit voldoen aan de wensen. Je kiest dan ook vrijwel altijd voor de optie "Aangepast". Zie ook de afbeelding hier aan de rechterkant.

Het volgende scherm geeft een aantal optie weer, naast de gebruikelijke mail opties zoals later verzenden enz.  In dit voorbeeld, zie de afbeelding aan de rechterkant, is de standaard tekst gewijzigd, zoals dat in een uitnodiging zou kunnen staan. Voor dit soort uitnodigingen gebruik ik zelf de stemknoppen het meest namelijk. Ook kun je ervoor kiezen de antwoorden en reacties van de mail naar een ander persoon te laten sturen. Zie ook pijltjes in de afbeelding. Let erop dat de knoppen verdeeld worden door de puntkomma te gebruiken. De volgorde is van links naar rechts en wordt in de stemknoppen van boven naar beneden. Je kunt redelijk ver gaan met het aantal stemknoppen, ik heb er zelf weleens 15 gebruikt, een limiet heb ik nog niet ontdekt, maar het moet ook een beetje overzichtelijk blijven natuurlijk.


Als de ontvanger nu de mail binnen heeft, staat er bovenaan het bericht een blauwe informatiebalk. Als daarop geklikt wordt komen de stemknoppen naar voren, zoals je hiernaast in de afbeelding kunt zien. Hier kan de ontvanger direct een stem mee uitbrengen. Als een geadresseerde op één van de stemknoppen klikt zal er een pop-up naar boven komen en zal er de keuze zijn om het antwoord direct te verzenden, of eventueel het antwoord nog te bewerken voor verzenden. Pas daarna wordt het antwoord naar de afzender verzonden.

Tip: Hou de teksten van de stemknoppen kort en bondig. Op die manier blijft het een beetje overzichtelijk.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------