Outlook 2010 - Undisclosed Recipients

Het is allemaal verzonnen om te voorkomen, dat iedereen die een mailing ontvangt, alle mail adressen van de andere geadresseerden kan zien. Dat is erg privacy gevoelig. Ook wil je als organisatie zelf niet, dat iedereen kan zien, aan wie je de mail verzonden hebt. Je hele klantenbestand of CRM gegevens liggen dan namelijk direct op straat. Andere reden, minder belangrijk, maar toch is dat er bij doorzenden of afdrukken er een lange lijst ontstaat met allemaal namen en adressen die vervelend zijn en de aandacht van de boodschap afleiden. Profesionaliteit staat voorop natuurlijk. Voor die redenen hebben alle makers van mailprogramma's, in dit voorbeeld gebruik ik Outlook, afgesproken de undisclosed recipients functie in te bouwen.
Hoe doe je dit dan:
Maak een nieuwe mail aan.
Type "Undisclosed Recipients in, een spatie, met direct daarachter een mail adres tussen kleiner/groter dan haken plus de haakjes".
In het "Aan" veld staat dan: "Undisclosed Recipients <Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.>". Dit adres kun je zelfs opnemen als een contact in Outlook, zodat je een volgende keer niet meer hoeft te zoeken hoe het ook alweer moest. Al je mailadressen doe je nu in het veld BCC, gescheiden door een komma of een puntkomma, met een spatie. Meestal zal er echter gebruik worden gemaakt van distributielijsten, maakt niet uit, als het allemaal maar in de BCC staat. Je maakt je bericht nu en klikt op verzenden. Dat is alles.
Tip 1: Om SPAM filters niet dwars te zitten of onnodig te activeren, moet je proberen het aantal adressen in het BCC veld onder de 1000 te houden. Daarboven zullen veel mailservers of providers direct de hele mail stroom als SPAM beoordelen, dit gaat volledig automatisch namelijk.
Tip 2: Probeer een gustig tijdstip te vinden voor het verzenden van je bericht. Bij het verzenden van enorme hoeveelheden berichten kunnen de mailservers van je eigen organisatie het namelijk wel eens erg druk krijgen.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Disclaimer: Er is geen enkele garantie voor het gebruik van de bovenstaande informatie. Het publiceren/uitvoeren van deze tekst is geen enkele garantie en dient altijd vooraf goed bekeken te worden. Het volledige risico van het gebruik van deze tekst is voor de lezer(es)/gebruik(st)er. Schade veroorzaakt door acties naar aanleiding van dit artikel, of claims in elke vorm, kunnen dan ook niet behandeld worden. De webmaster van deze site waarborgt niet de accuraatheid en volledigheid van de inhoud van deze webpagina's. Elke vorm van aansprakelijkheid wordt uitgesloten. Deze artikelen zijn mijn persoonlijke mening, of van mede auteurs, en hoeven niet noodzakelijkerwijs de mening van mijn werkgever te zijn.