In Outlook 2000, 2003, en 2007 bestond er altijd al een mogelijkheid een grote hoeveelheden mails te verzenden zonder dat iedereen alle mailadressen kon lezen. In Outlook 2010 bestaat die mogelijk ook nog steeds en omdat ik hier regelmatig een vraag over krijg, heb ik er maar weer een artikeltje over gemaakt. Het is niet verplicht om altijd een adres in het "Aan" veld van een mail te zetten overigens. Minimaal één mailadres in het "CC" veld of in het "BCC" veld volstaat al. De letters "CC" staan trouwens voor "Carbon Copy" genoemd naar de hele oude carbon doorschrijf vellen, uit de tijd dat een kopieermachine nog niet echt gemeengoed was in elke organisatie. De letters "BCC" staan voor "Blank Carbon Copy" waarmee bedoelt wordt dat er wel een copy is, maar dat die niet zichtbaar is voor iedereen. Veel mailingen, nieuwsbrieven enz. hebben dan keurig in het "Aan" veld de tekst "Undisclosed recipients" staan. Hiermee verberg je dus "netjes" het "Aan" adres, meer is het niet. Dit komt voornamelijk doordat veel organisaties wel verplicht hebben gemaakt dat er minimaal één adres in het "Aan" veld moet staan. Met de Undisclosed recipients functie kun je ook dit "Aan" adres verbergen. De rest van alle mail adressen, de eigenlijke mailing dus, stop je wel allemaal in het BCC veld. Die zijn alleen voor de afzender te zien, en de ontvangende partij is ook niet in staat om te zien wie daar allemaal in staan.

Het is allemaal verzonnen om te voorkomen, dat iedereen die een mailing ontvangt, alle mail adressen van de andere geadresseerden kan zien. Dat is erg privacy gevoelig. Ook wil je als organisatie zelf niet, dat iedereen kan zien, aan wie je de mail verzonden hebt. Je hele klantenbestand of CRM gegevens liggen dan namelijk direct op straat. Andere reden, minder belangrijk, maar toch is dat er bij doorzenden of afdrukken er een lange lijst ontstaat met allemaal namen en adressen die vervelend zijn en de aandacht van de boodschap afleiden. Profesionaliteit staat voorop natuurlijk. Voor die redenen hebben alle makers van mailprogramma's, in dit voorbeeld gebruik ik Outlook, afgesproken de undisclosed recipients functie in te bouwen. 


Hoe doe je dit dan:
Maak een nieuwe mail aan.
Type "Undisclosed Recipients in, een spatie, met direct daarachter een mail adres tussen kleiner/groter dan haken plus de haakjes".
In het "Aan" veld staat dan: "Undisclosed Recipients <Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.>". Dit adres kun je zelfs opnemen als een contact in Outlook, zodat je een volgende keer niet meer hoeft te zoeken hoe het ook alweer moest. Al je mailadressen doe je nu in het veld BCC, gescheiden door een komma of een puntkomma, met een spatie. Meestal zal er echter gebruik worden gemaakt van distributielijsten, maakt niet uit, als het allemaal maar in de BCC staat. Je maakt je bericht nu en klikt op verzenden. Dat is alles. 

Tip 1: Om SPAM filters niet dwars te zitten of onnodig te activeren, moet je proberen het aantal adressen in het BCC veld onder de 1000 te houden. Daarboven zullen veel mailservers of providers direct de hele mail stroom als SPAM beoordelen, dit gaat volledig automatisch namelijk.


Tip 2: Probeer een gustig tijdstip te vinden voor het verzenden van je bericht. Bij het verzenden van enorme hoeveelheden berichten kunnen de mailservers van je eigen organisatie het namelijk wel eens erg druk krijgen. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------