In Outlook 2000, 2003, en 2007 bestond er altijd een NK2 bestand, die het auto-aanvullen van mail adressen regelde als je een mailadres aan het typen was. Heel makkelijk en ook altijd belangrijk om mee te nemen met een migratie of over te zetten bij een profiel reset. In Outlook 2010 is het NK2 in principe geheel komen te vervallen en het zal ook nooit meer terug keren voorspel ik iedereen alvast. Hier zitten in de Outlook 2010 client zelf namelijk, al een paar wijzigingen in die, zeker voor de zakelijke markt, een paar dingen in de toekomst gaan veranderen, met name in de combinatie met het gebruik van Exchange Server 2010. Dat komt vast nog wel aan de orde, maar daarover later meer. In Outlook 2010 bestaat het NK2 (bijnamen)bestand dus niet meer, maar het "Auto-aanvullen" werkt wel gewoon, dus hoe zit dat nou? In het onderstaande artikel probeer ik dat uit te leggen en dit voor iedereen duidelijk te maken.


Eerst even algemeen. Wat vroeger het NK2 bestand was, wordt nu opgeslagen in een verborgen map binnen de eigen Outlook mappen. Een voorbeeld daarvan zie je hier aan de rechterkant staan. Welliswaar in de Engelse taal, maar het zal iedereen duidelijk zijn waar die adressen tegenwoordig staan. In het Engels is dit dus de "Suggested Contacts" van de gebruiker in het Nederlands heeft die optie de naam "Voorgestelde Contacten". Deze worden in een verborgen vorm opgeslagen bij je profiel, maar over die details hebben we het nu niet.


Meenemen/converteren NK2 bestand bij een upgrade van Office 2010:
Omdat het NK2 bestand dus niet meer bestaat, wordt er bij een upgrade van je bestaande office pakket een klein trucje uit gehaald om dit mee te converteren. Overigens kun je het NK2 bestand op een XP machine vinden op <SCHIJF:> \Documents en Settings \ <GEBRUIKERSNAAM> \ Application Data \ Microsoft \ Outlook; op een machine waarop het Vista of Windows 7 besturingssysteem staat kun je de NK2 vinden op <SCHIJF:> \USERS(gebruikers) \ <GEBRUIKERSNAAM> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook. (Let op: Dit gaat dus alleen over het NK2 bestand van eerdere versies dan 2010) Tijdens de upgrade installatie wordt de cache voor de "bijnamen" geimporteerd in Outlook 2010 en daarna krijgt PROFIELNAAM.NK2 bestand de naam "PROFIELNAAM.NK2.OLD". Bij de volgende keer starten van Outlook 2010 wordt het Outlook NK2 bestand dus volledig genegeerd en alle toevoegingen, wijzigingen enz. worden voortaan binnen het Outlook profiel opgeslagen.

Wil je collega jouw namen ook hebben? of wil je de (verschillende)namen thuis hebben? of de "bijnamen" van die vertrokken collega hebben? Backup? Of later toch eventueel nog terug naar Office 2007? Wie zou dat nou nog willen trouwens. Het <PROFIELNAAM.NK2.OLD> gewoon kopiëren, hernoemen zodat de .OLD eraf is, en het werkt weer prima in Office 2007 of eerder.!   

Zijn er meer "oude" nk2 profielen aanwezig? Dan worden die samengevoegd door de conversie tot één nieuw bestand. Heb je dus ooit meerdere profielen gehad, of is dit erop gekopieerd, dan is het mogelijk dat er namen dubbel in het "Auto-aanvullen ofwel de Voorgestelde Contacten" komen te staan als je een mail aan het typen bent. Dit is een veel voorkomende vraag, waarvan de meeste gebruik(st)ers, en ook de meeste systeembeheerders trouwens, het antwoord niet weten.


Importeren oude NK2 bestand bij een nieuwe Office 2010 installatie:
Bijvoorbeeld bij een nieuwe computer/laptop, met bij voorkeur Windows 7 als besturingssysteem erop natuurlijk, zal Office 2010 geheel nieuw op de machine worden gezet. In dat geval is er ook geen "oud" NK2 bestand aanwezig. Kopieer eerst het Nk2 bestand van de vorige computer naar de volgende locate (meestal C:\) Schijf:\%appdata%\Microsoft\Outlook. Appdata is natuurlijk wel in het profiel van de betreffende gebruiik(st)er. De naam van het NK2 bestand moet wel hetzelfde zijn als in het nieuwe profiel. Eventueel de naam van het NK2 bestand aanpassen dus. De standaard naam van elk outlook profiel is "Outlook"; net zo makkelijk, zoek daar eventueel naar. Als je de naam van het profiel wilt controleren kun je dat doen via: Start \ Configuratiescherm \ E-mail \ E-mail configuratie \ Profielen. Om de gegevens uit een bestaand bestaand NK2 bestand handmatig over te halen naar de "Contacten" van Outlook, zorg je eerst dat Outlook afgesloten is. (belangrijk!) daarna ga je naar de "Start" knop en type bij "Zoeken bestanden en Programma's"de volgende tekst in: "Outlook.exe / importnk2". plus Enter natuurlijk.  Gebruik je nog het ouderwetse XP? Type dan dit commando in bij "Openen", geef het commando "Outlook.exe /importnk2" en klik daarna op "OK".


Tip 1: Elke keer dat je een "oud" NK2 bestand importeert worden die gegevens "extra" toegevoegd. Doe je 3 x een import van hetzelfde NK2 bestand, staat elke geimporteerde naam dus 3 keer in je "bijnamen/auto-aanvullen" bestand.

Tip 2: In de conversie/upgrade wordt het orginele NK2 bestand al hernoemd. Bij een nieuwe installatie wordt dit bij de eerste keer Outlook starten gedaan. Hernoem het "old" bestand naar "old1" als je een nieuw of ander NK2 bestand erbij wilt kopiëren.

Tip 3: (ook voor particulieren): Maak eens een aparte kopie van dit bestand ".old" bestand en plaats het op een USB stick of een externe harddisk. Wanneer je computer of harde schijf er onverwacht mee stopt, zal u blij zijn dat dit bestand ooit eens gekopieerd is. Opnieuw inlezen,.. en het werkt weer!

Vanwege enorme belangstelling uit andere landen is dit artikel ook vertaald naar het Engels, en kan bekeken worden via deze link.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------