In Outlook 2000, 2003, en 2007 bestaat automatisch een functie "Auto aanvullen". Elk mail adres waarnaar een email verzonden is wordt hierin opgeslagen. Hoe dat werkt in Office 2010 wordt in een ander artikel beschreven. De volgende keer dat je een naam wilt intypen achter de "Aan"; de "CC"of "BCC" button zal de auto aanvul functie, direct al namen voorstellen. De meeste gebruikers vinden dit erg handig. ( Ik zelf ook trouwens ) Ik ben zelfs wel eens een gebruikster tegengekomen met meer dan 3000 mailadressen in dit bestand, zoveel mailde die kennelijk. Onderstaand wil ik een paar dingen uitleggen over dit bestand, dat de extensie NK2 heeft. Doe er je voordeel mee zou ik zeggen. Let er wel op dat bij elke kopieer actie Outlook, ongeacht de versie, gesloten dient te zijn.

 

Meenemen/kopiëren van je auto-aanvullen ( NK2 ) bestand naar nieuwe computer:
Om je NK2 bestand mee te nemen naar een nieuwere of extra computer, kun je de volgende acties doen.
Ga eerst naar het huidige NK2 bestand toe, dus op de computer waar de functie "Auto-aanvullen" werkt.
Blader via de verkenner naar: station:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Outlook.
( dit is voor de oudere XP versies )
Voor Vista en Windows 7 ga je naar: station:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.
( Kun je het niet vinden? Zoeken via Verkenner naar *.NK2 )
Station is meestal de C schijf, gebruikersnaam de naam waarmee de aanmelding op de computer gedaan is.
Standaard is deze map verborgen. Om deze zichtbaar te krijgen, doe je het volgende:
- XP: Klik op Start en op Deze computer. Klik daarna op Mapopties in het menu Extra. Klik dan op het tabblad Weergave en daarna onder Geavanceerde instellingen onder Verborgen bestanden en mappen op Verborgen bestanden en mappen weergeven.
- Vista: Klik op de knop Start, daarna op Configuratiescherm. Klik op Vormgeving aan persoonlijke voorkeur aanpassen en daarna op Mapopties. Klik nu op het tabblad Weergave. Kies nu voor Geavanceerde instellingen, zoek de Verborgen bestanden en mappen weergeven instelling en klik op OK. Je kunt nu ook de verborgen mappen zien.
- Windows 7: Klik op de Start knop en kies daarna voor Computer. Kies vervolgens voor Organiseren, daarna voor Map en zoekopties. Klik op het tabblad Weergave. Zoek in de lijst de optie voor Verborgen bestanden en mappen weergeven. Klik deze aan en de verkenner zal de verborgen bestanden en mappen laten zien.

Kopieer dit bestand naar een USB stick of naar een (gedeelde) netwerkschijf en zet deze op precies dezelfde plaats op je nieuwe computer. Wel eerst er even voor zorgen dat op je nieuwe computer eerst een (nieuwere) versie van office geinstalleerd staat. Eventueel ook het trucje met de verborgen bestanden opnieuw doen. Nadat je Outlook op de nieuwe computer opstart zal direct de Auto-aanvullen functie al je bestaande mailadressen hebben.



Bekijken of wijzigen van je NK2 bestand:
Ik krijg nog al eens de vraag of alle mailadressen uit een NK2 bestand uitgedraaid, geprint of gekopieerd kunnen worden. De meeste gebruikers begrijpen namelijk helemaal niets van de werking van het Auto aanvullen via het NK2 bestand. Goed nieuws, dat kan natuurlijk. Ik gebruik daar altijd een klein freeware programmaatje voor net de naam NK2viewer. Het NK2 viewer zipje heb ik in mijn openbare profiel gezet. Deze kun je downloaden via deze link. De laatste versie kun je altijd vinden op: http://www.nirsoft.net/  ( Engels talig ) ( waar ik deze versie ook vandaan heb gehaald ) Handig, het NK2 bestand kan ge-exporteerd worden naar verschillende formaten, maar kan ook via het klembord gekopieerd worden. 



Verwijderen van een mailadres uit je NK2 bestand:
Om een mailadres te verwijderen uit je NK2 bestand, kun je het makkelijkste beginnen met het intypen van het mailadres, en eventueel met de pijltjes toetsen naar beneden in de lijst gaan. Als je dan de "Delete" knop gebruikt, is het mailadres uit je "Auto-aanvullen" NK2 bestand verdwenen. Een andere mogelijkheid is het programmaatje dat hierboven genoemd is te gebruiken hiervoor.



Namen / auto-aanvullen van een collega overnemen:
Het komt niet heel erg veel voor, maar stel, je wilt je eigen auto-aanvullen (NK2)bestand, aan je nieuwe collega geven, zodat die ook direct al je mailadressen van klanten of leveranciers heeft. Dat is geen probleem. Het NK2 bestand is heel erg statisch. Let er vooral op de Outlook afgesloten is, anders gaat het niet werken. Kopieer het NK2 bestand en zet die over het NK2 bestand van je (nieuwe) collega heen. In sommige gevallen zal hiervoor het nieuwe bestand een andere naam moeten krijgen, maar dat lijkt me niet het moeilijkste werk. ( Gewoon hernoemen en Ja klikken om het bestand te vervangen.



Tip voor systeembeheerders: Via een eenvoudig kopieer- of Powershellscript ( 2008 ) zijn de NK2 bestanden eenvoudig te backuppen. Profielen maken meestal niet veel uit, die worden wel weer opnieuw aangemaakt, maar de NK2 bestanden willen gebruikers eigenlijk altijd wel terug, al weten ze vaak niet eens wat het is. 


Tip voor particulieren:
 Maak eens een aparte kopie van dit bestand en plaats het op een USB stick of een externe harddisk. Ongemerkt gebruikt u dit bestand ook heel vaak. Wanneer je computer of harde schijf er onverwacht mee stopt, zal u blij zijn dat dit bestand ooit eens gekopieerd is.



Printscreen: Niet aanwezig.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ben OostdamBen Oostdam has been working with Windows systems since 1993. Worked for several companies as a system administrator, and is currently a Senior Support Engineer for a large company in the Netherlands.

Disclaimer: Er is geen enkele garantie voor het gebruik van de bovenstaande informatie. Het publiceren/uitvoeren van deze tekst is geen enkele garantie en dient altijd vooraf goed bekeken te worden. Het volledige risico van het gebruik van deze tekst is voor de lezer(es)/gebruik(st)er. Schade veroorzaakt door acties naar aanleiding van dit artikel, of claims in elke vorm, kunnen dan ook niet behandeld worden. De webmaster van deze site waarborgt niet de accuraatheid en volledigheid van de inhoud van deze webpagina's. Elke vorm van aansprakelijkheid wordt uitgesloten. Deze artikelen zijn mijn persoonlijke mening, of van mede auteurs, en hoeven niet noodzakelijkerwijs de mening van mijn werkgever te zijn.




 

Saturday the 25th, May 2019. All rights reserved.. // Oostdam WebDesign