Dit artikel wil een voorzetje geven op een standaard e-mail protocol dat elk bedrijf of organisatie eigenlijk hoort te hebben, alsmede te verstrekken aan iedereen die toegang heeft tot mail functionaliteit bij de organisatie. Er zijn vele e-mail protocollen mogelijk. Zo zal de opzet in een strenge, publieke organisatie al snel anders zijn dan in een dynamisch en snel veranderend bedrijf. Het gaat hoofdzakelijk om het idee. Is er helemaal niets geregeld, gepubliceerd of overhandigd aan medewerk(st)ers, dan wordt het heel moeilijk om achteraf iets te doen aan misbruik of (overmatig)(bewust verkeerd) gebruik. Beter iets dan helemaal niets is daarom ook altijd van toepassing. Deze opzet is vrij redelijk en mag door iedereen geheel rechten vrij gekopieerd worden. Allemaal in het kader van beter iets, dan niets. Logo van de organistatie erbij, naam aanpassen procedurenummer in de foot-note en je hebt een prachtig protocol voor je organisatie.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


VOORBEELD VAN EEN: E-mail protocol <NAAM ORGANISATIE>  

Inhoudsopgave:
1.  Inleiding
2.  Doelstellingen
3.  Totstandkoming van het protocol
4.  Juridische status
5.  Inhoud e-mail protocol
6.  Observatie van het gebruik van e-mail
7.  Onderzoek naar mogelijk misbruik
8.  Toepassingsbereik van het protocol
9.  Inwerking treding en ondertekening
Toelichting
 

1. Inleiding: Binnen de <ORGANISATIE> wordt inmiddels dagelijks gebruik gemaakt van de faciliteit e-mail. Spelregels voor het gebruik en beheer van e-mail zijn inmiddels opgesteld en goedgekeurd door de directie, het MT en de ondernemingsraad. Er wordt op dit moment binnen <ORGANISATIE> geen verschil gemaakt tussen formele informele e-mailberichten. Derhalve zal iedere e-mail behandelt worden als zijnde een bedrijfs gerelateerd bericht met de daarbij behorende rechtsgeldigheid.


2. Doelstellingen:
Het e-mail protocol wil een basis leggen voor de wijze waarop de <ORGANISATIE> met haar e-mailberichten om wenst te gaan. Het doel van het protocol is  derhalve het gebruik van e-mail door de medewerkers van de <ORGANISATIE> veilig en verantwoord te laten gebeuren. Het protocol is niet bedoeld om het gebruik van e-mail te beperken, maar wel om een volledige en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. De belangen die <ORGANISATIE> wil waarborgen bij het gebruik van e-mail zijn:
A.) 
Beschikbaarheid van informatie op organisatieniveau waar dat noodzakelijk wordt geacht, met andere woorden, de persoonlijke postbus is een integraal onderdeel van de organisatie en de afdelingen.
B.)
Traceerbaarheid van aanwezige informatie door middel van registratie van relevante stukken en correspondentie.
C.)
Beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie op langere termijn.
D.)
Juiste toepassing van bestaande bevoegdheden en registratie daarvan.
E.)
Waakzaamheid met het oog op mogelijke manipulatie van elektronisch opgeslagen of aangeleverde gegevens, ter beveiliging van voor de belangrijke informatie zelf.
F.)
Een verzorgde en eenduidige wijze van communiceren, bijdragend aan de beoogde uitstraling van de <ORGANISATIE>.


3.
Totstandkoming van het protocol: Er zijn door zowel branchverenigingen als overheidsinstanties diversen voorbeeld reglementen voor e-mail protocollen opgesteld. Aan de hand van enkele van deze voorbeelden is dit e-mail protocol gemaakt. Dit protocol is tevens gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving (o.a. de Archiefwet en Informatiebeheerwet). Dit protocol haakt in op de huidige situatie ten aanzien van registratie en archivering van documenten bij de <ORGANISATIE>, waarbij het uitgangspunt "uitprinten formele elektronische berichten op papier" voorlopig nog de regel is, gezien het ontbreken van een officieel digitaal archiefsysteem binnen de organisatie


4. Juridische status (toekomstige ontwikkelingen) Uitgangspunt bij het protocol is dat het gebruik van e-mail is toegestaan en dat elk ontvangen en verzonden bericht een officieel organisatie bericht is. Wetgeving geeft electronisch berichtenverkeer namelijk een zelfde juridische status als schriftelijk verkeer. De Wet elektronisch (bestuurlijk) verkeer, regelt dit.  Een digitale handtekening of certificaten kunnen deel zijn van het bericht bij electronisch uitwisseling van berichten. Er kan onderscheid binnen de organisatie worden gemaakt tussen formele- en informele e-mail/post berichten.


5. Inhoud e-mail protocol:
5.1: 
Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder:
A.)
E-mailberichten: berichten die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. De verzendinformatie en het aan het bericht toegevoegde elektronische document maken integraal onderdeel uit van het elektronische postbericht.
B.)
Elektronische post en e-mailberichten: deze begrippen zijn in dit protocol synoniemen.
C.) Formele p
ost: berichten die tussen <ORGANISATIE> en andere rechtssubjecten –natuurlijke en rechtspersonen– worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij en krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.
D.)
Informele post: zijn documenten die niet onder de categorie formele post vallen.
E.) Origineel: de oorspronkelijke formele post zoals die door de <ORGANISATIE> verzonden dan wel ontvangen is.
F.) Afschrift: een kopie, waarvan de inhoud identiek is aan die van het origineel
G.) 
Achiefexemplaar: de digitale kopie van het elektronisch bericht dat door het digitale archiefsysteem is opgeslagen. Een archiefexemplaar is qua vorm, inhoud en structuur identiek aan het door een medewerker of derde opgestelde bericht.
F.) Interne e-mail: afzend- en bestemmingsadres is gelegen binnen de <ORGANISATIE>, zonder onderscheid van onderliggende (sub)domeinen.
H.)
Externe e-mail: afzend- dan wel bestemmingsadres is gelegen buiten de <ORGANISATIE>.
I.)  Organisatie
: < NAAM ORGANISATIE >
J.)  
Observatie: het onderzoeken van het gebruik van e-mail binnen de technische infrastructuur van de <ORGANISATIE> door kennis te nemen van de inhoud van elektronische postbussen en door het genereren van kerngetallen omtrent het gebruik van persoonlijke postbussen.
5.2: Verantwoordelijkheid:
A.)
De directeur draagt alle verantwoordelijkheid voor de opstelling van procedures voor het e-mailverkeer.
B.) 
De directeur is verantwoordelijk voor een integere behandeling van de e-mail en kan deze bevoegdheid delegeren/mandateren aan leidinggevende personen.
C.) 
Iedere medewerker handelt onder verantwoordelijkheid zijn leidinggevende op correcte wijze af.
D.) 
Het beheer van de postbussen valt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Systeembeheer of zijn directe vervang(st)er. Bij afwezigheid van beide, is de directeur verantwoordelijk.
5.3: Organisatie elektronische berichten:
A. Alle binnenkomende interne & externe e-mailberichten worden rechtstreeks naar de geadresseerde gezonden, tenzij het een algemeen bericht is voor een (gedeelde)(afdelings)mailbox.
B. Er zijn limieten ingesteld ten aanzien van de toegestane omvang van de mailboxen. Indien de grens daarvan in de buurt komt, zal er een waarschuwing worden toegezonden.
C. Electronische berichten (mail) kunnen gearchiveerd worden op een centraal, speciaal daarvoor beschikbare plaats.
D. Ten behoeve van speciale formele(aanbiedings-) bevestigings e-mails zijn aparte postbussen/mailboxen aangemaakt, die extra backups hebben en waarvan de data bewaard wordt gedurende de juridische termijnen die daarvoor staan.
E. Bij binnenkomst van een bericht in een algemene postbus/mailbox zal zo goed mogelijk worden vastgesteld voor welke persoon/afdeling het bericht bestemd is en zal het bericht direct naar die persoon/afdeling worden doorgezonden.
5.4 Verzenden en ontvangen van electronische berichten:
A. Het is niet toegestaan als vertrouwelijk aangemerkte stukken of privacygevoelige stukken dan wel afschriften daarvan, per e-mail te versturen.
B. Alle e-mailberichten kunnen, zowel tijdens ontvangst als verzenden, worden gescant op (delen van) teksten die door de <ORGANISATIE> als ongewenst worden beschouwd, alsmede op aanwezigheid van virussen, wormen, bijlagen en andere door de <ORGANISATIE> niet toegestane "extra's".
C. 
Inkomende formele e-mailberichten dienen door de ontvanger schriftelijk te worden bevestigd en als formele post te worden geregistreerd.
D.
 Alle uitgaande formele- & informele e-mailberichten dienen voorzien te zijn van de mededeling dat het e-mailbericht uitsluitend is bestemd voor de geadresseerde en dat aan het e-mailbericht geen rechten kunnen worden ontleend. Normaliter wordt dit door de <ORGANISATIE> automatisch verzorgd, echter, bij formele berichten verzonden vanaf een ander ( privé) adres dient hier rekening mee gehouden te worden.
E. Een terughoudend gebruik van e-mailfaciliteiten voor privé-doeleinden wordt toegelaten. Ook wanneer een medewerker de e-mailfaciliteiten voor privé-doeleinden gebruikt, is het bepaalde in artikel 6 van dit protocol van toepassing.


6. Observatie van het gebruik van e-mail
Doel van de observatie van email, is te onderzoeken:
A.: H
oe het gebruik van e-mail zich in kwalitatieve en kwantitatieve zin ontwikkelt.
B.: O
f de beschikbare e-mailfaciliteiten in het algemeen conform de geldende regels worden benut.
C.: O
f het gebruik (organisatie)doelmatig is.
D.: De observatie zoals omschreven hierboven, zal geanonimiseerd, d.w.z. los van personen plaats vinden en slechts worden gebruikt om ontwikkelingen in algemene zin met betrekking tot het e-mailgebruik te beschrijven. Indien ingestelde parameters in woord- en taalgebruik hiervoor aanleiding geven, kan hiervan afgeweken worden, na akkoord van de directeur of hoofd van de IT afdeling; en alleen als zij een sterke reden tot misbruik vermoeden en dit ook als zodanig (achteraf) kunnen onderbouwen. Altijd, zal hiervan de persoon in kwestie, achteraf schriftelijk van op de hoogte worden gesteld.
E.: Alleen de directeur , het hoofd van de IT afdeling en de (senior)systeembeheerder zijn bevoegd om het e-mail gebruik te observeren.


7. Onderzoek naar mogelijk misbruik
A.: Een ieder die een ernstig vermoeden van misbruik van e-mailfaciliteiten heeft, meldt dit direct en persoonlijk, aan de de directeur van de <ORGANISATIE>.
B.: De directeur kan het hoofd van de IT afdeling en/of direct de systeembeheerder opdragen om het e-mailgebruik van één of meerdere personen te onderzoeken en hierover te rapporteren.
C:
  De  directeur maakt voorafgaand aan, of onderbouwd achteraf, een onderzoeksmelding aan de Ondernemingsraad.


8. Toepassingsbereik van het protocol 
Dit protocol is van toepassing op alle medewerkers van <ORGANISATIE> die werken uit naam van, of in dienst zijn bij de <ORGANISATIE>; dus ook op uitzendkrachten, stagiaires, andere vormen van tijdelijk personeel, inhuurkrachten, ZZP'ers enz. 


9. Inwerking treding en ondertekening 
A. Dit protocol kan worden aangehaald als "E-mail protocol <ORGANISATIE>"
B. Dit
protocol treedt in werking één dag na bekendmaking.


Namens de gehele directie van 
<NAAM ORGANISATIE>, datum,

Naam directeur




Toelichting op het e-mail protocol van <ORGANISATIE>

In de interne en externe communicatie speelt e-mail een steeds belangrijkere rol. Het gebruik van e-mail blijkt eenvoudig, maar over de (juridische) status van e-mail heerst bij velen onduidelijkheid. De ontwikkeling van het e-mailverkeer vergt daarom een instructie voor de wijze waarop post, die elektronisch ontvangen dan wel verzonden wordt door de <ORGANISATIE> afgehandeld dient te worden. Het protocol sluit zoveel mogelijk aan bij de wettelijke regelingen over post, met name de Archiefwet. In deze wet wordt overigens al een vormonafhankelijke definitie gehanteerd. Uitgangspunt is dat formele e-mailberichten geregistreerd dienen te worden en gedurende een bepaalde termijn bewaard dienen te blijven. Het betreft dan het gehele e-mailbericht, inclusief verzendgegevens en toegevoegde elektronische documenten. Het grote verschil tussen de traditionele papieren post en e-mailberichten is dat de laatste bij elke medewerker persoonlijk kan binnenkomen. De medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de juiste behandeling van inkomende e-mailberichten. Met betrekking tot het genoemde in artikel 6, wil dit artikel alleen het doel van de observatie regelen, waarbij de regels van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht worden genomen. De observatie is niet gericht op privé e-mail, maar in de eerste plaats op functionele e-mail. Aangezien de observatie steekproefsgewijs plaatsvindt, moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat als privé bedoelde berichten ook in de observatie kunnen worden betrokken. Slechts op basis van een ernstig vermoeden van misbruik kunnen uitsluitend 




-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ben OostdamBen Oostdam has been working with Windows systems since 1993. Worked for several companies as a system administrator, and is currently a Senior Support Engineer for Qurius Customer Care in the Netherlands.

Disclaimer: Er is geen enkele garantie voor het gebruik van de bovenstaande informatie. Het publiceren/uitvoeren van deze tekst is geen enkele garantie en dient altijd vooraf goed bekeken te worden. Het volledige risico van het gebruik van deze tekst is voor de lezer(es)/gebruik(st)er. Schade veroorzaakt door acties naar aanleiding van dit artikel, of claims in elke vorm, kunnen dan ook niet behandeld worden. De webmaster van deze site waarborgt niet de accuraatheid en volledigheid van de inhoud van deze webpagina's. Elke vorm van aansprakelijkheid wordt uitgesloten. Deze artikelen zijn mijn persoonlijke mening, of van mede auteurs, en hoeven niet noodzakelijkerwijs de mening van mijn werkgever te zijn.





 
Wednesday the 17th, July 2019. All rights reserved.. // Oostdam WebDesign