Dit artikel wil stof tot nadenken geven over het gebruik van IT middelen in het Midden & Klein Bedrijf. Vaak zijn dit soort beslissingen erg moeilijk en zijn de aanbevelingen, offertes, termen en kwalificaties te ondoorzichtig voor de ondernemer. Ook is er vaak sprake van gedeelde en verschillende taken binnen een organisatie/bedrijf. Rollen, functies, acties en beslissingen lopen vaak door elkaar heen. In de onderstaande punten wat aanknopingspunten. Zaken waar nog nooit aan gedacht is wellicht. Of simpelweg nooit bij stilgestaan is. Lezen, ..  Belangrijk, .. er blijft vast wel iets van "hangen" en als je nog maar één keer iets later aan een deel van dit artikel denkt,.... is de auteur al tevreden!



Koeling:
Denk eens na over de (installatie)ruimte waarin de apparatuur komt te staan. Veel servers, telefooncentrales, switches, kastjes van de provider enz. worden maar wat vaak in een ruimte (erbij) geplaatst. Deze ruimtes zijn vaak te groot, en moeten toch gekoeld worden. Een goede indeling, eventueel met een aparte serverkast, of wellicht zelfs tussenwandjes, kunnen zomaar tot 35% schelen in de energiekosten, alleen al op de airco! Hou wel even in gedachten dat de temperatuur in een serverruimte in de gaten gehouden moet worden,... ook de airco kan het immers op een bepaald moment begeven.


Noodstroom: Is er wel eens nagedacht over een noodstroom voorziening? Wat nu als de stroom op het hele industrieterrein of woonwijk uitvalt? Bent u dan gegevens kwijt? Worden openstaande programma's goed afgesloten? Is er een website? Is die dan nog wel bereikbaar? Vragen, waar mening ondernemer niet echt bij nadenkt. Natuurlijk, dat valt ook wel mee in Nederland. Meestal is de stroom redelijk snel hersteld. Maar is alle data dan nog wel correct? En wat te bedenken van de verborgen kosten? 10 mensen die 2 uur lang niet, slecht, of maar deels kunnen werken, is wel 20 uur bij elkaar, al heel snel een halve werkweek! Denk daarom eens na over de aanschaf van een kleine batterij, ook wel UPS genoemd om aan te sluiten op een server(s), switch of telefoon centrale. Programma's kunnen netjes worden afgesloten, apparatuur netjes uitgezet worden, en na herstel van de stroomvoorziening bent u snel, en bovenal zeer zeker, snel weer in bedrijf.


Contract: In het (MKB)bedrijfsleven wordt ook gewoon met contracten gewerkt. Vaak in kleinere vorm dan bij multinationals, maar ja die hebben daar zelfs juristen voor in dienst. Denk bij het aangaan van een (IT)(software)(diensten)contract gewoon goed na. Lees in ieder geval alle tekst en agendeer desnoods de opzegtermijn in je agenda. Maar al te vaak worden contracten stilzwijgend verlengd, en moet er ruim van te voren opgezegd worden. Bedenk wel altijd dat een contract tussen 2 partijen is, zowel de rechten als de plichten.


Beheer: Een computer, een server, een stel computers, meerdere servers, er is een vorm van beheer voor nodig. Wat vaak begint als "dat doe ik er wel even bij" krijgt een heel andere dimensie op het moment dat het niet werkt, of in het ergste geval data kwijt is geraakt. Beheer bevat vele elementen. Daar kan ik nog veel grotere artikelen dan deze over schrijven. Een computer of server moet onderhouden worden, net als een tuin. Uit de tuin halen we ook regelmatig het onkruid weg, maken we die netjes om te zien en als beloning kijken we er graag naar en geeft dit voldoening. Beheer van computers en servers is om dezelfde redenen nodig. Het gaat immers om de continuiteit van de bedrijfsprocessen. Er mogen geen virussen aanwezig zijn, backups moeten werken, programma's moeten blijven draaien. Daar zijn allemaal controles (aanpassingen) voor nodig. Doe je dit zelf als ondernemer? Kun je je veroorloven om er iemand voor in dienst te nemen? Huur je er een bedrijf voor in? Misschien is het wel een optie om alles uit het bedrijf weg te halen en alles compleet bij een extern bedrijf neer te zetten, die verder alles regelt?


Backup: is er een (dagelijkse) backup van de gegevens van het bedrijf? Op een tape? Goed, daar kan veel op, maar is bekend, dat als je hem één keer laat vallen de tape niet meer hoeft te werken? Ja? Bekend? Prima, heel goed, maar is er dan vervolgens wel eens geprobeerd om de data op de één of andere manier terug te zetten op een (andere) pc of server? En wat is dan de tijd die er overheen gaat voordat u weer over uw gegevens kunt beschikken? Al eens over na gedacht? Sommige ondernemers die ik ken, maken nog een backup op een externe harddisk en soms zelfs op USB sticks. Geen punt natuurlijk, dat kan, zolang het maar veilig en op een andere locatie ligt. De mogelijkheden zijn legio, denk er gewoon eens over na.


AntiVirus & Spyware: Het komt vaak voor dat iemand een website, of een mailtje aanklikt, waardoor een computer (ongemerkt)besmet kan raken met een virus of andere programma's die kwaadwillende nou eenmaal verspreiden op deze wereld. Hieraan kan niemand meer ontkomen, het is gewoon de realiteit van alle dag. Zorg er dan ook voor dat computers en servers altijd van een up-to-date en actieve virus scanner zijn voorzien. Dat voorkomt al veel moeilijkheden. Daarnaast is het update beleid ook heel belangrijk, maar daarover gaat het volgende item. Gebruik geen 2 virus scanners tegelijk op een apparaat. Dit heeft geen zin, en alles wordt er alleen maar vele malen trager van. Er zijn ook "onzichtbare" oplossingen tegen bijvoorbeeld veel spam mailtjes, die niet eens zoveel hoeven te kosten, en waarbij de eindgebruik(st)er toch zelf nog instellingen kan wijzigen indien nodig. Laat je goed informeren, maak een keuze en investeer er wat tijd en geld in. De moeilijkheden kunnen enorm worden als het een keer misgaat. Preventie, zal nooit alles kunnen voorkomen, maar helpt wel heel veel. 


Update beleid: Er wordt over het algemeen veel gebruik gemaakt van het besturingssysteem "Windows" van het bedrijf Microsoft. Geen nieuws. Alleen grafisch- en reclame georienteerde bedrijven zie ik nog wel eens alleen met "Mac" machines werken van het bedrijf "Apple". Met regelmaat, feitelijk elke 3e dinsdag van de maand, brengt Microsoft voor de verschillende producten die ze voeren, zogenaamde updates uit. Deze updates "repareren" mogelijke beveiligings issue's of verbeteren de reeds aanwezige componenten en objecten die allemaal met elkaar het besturingssysteem van je computer vormen. In enkele, uitzonderlijke gevallen, kan zo'n update er echter voor zorgen dat één van uw programma's het niet meer doet. Dat is ook de reden dat veel grotere organisaties deze updates eerst "testen". In de meeste gevallen raad ik iedereen aan niet al te lang te wachten met het installeren van de updates. Ze repareren namelijk beveiligingslekken, waar kwaadwillende anders gebruik van zouden kunnen maken. Inplannen en installeren is dus het advies.


Leveranciers: Software die in het bedrijf gebruikt wordt komt ergens vandaan, een leverancier. Verdiep je eens in de leverancier en de voorwaarden waarmee je het product hebt aangeschaft. (zie ook het kopje "Contract"). Gaat het bedrijf met enige regelmaat de software van updates/verbeteringen voorzien? Zijn daar kosten aan verbonden? Is er een gebruikersgroep die invloed kan uitoefenen op prioriteiten binnen het product?. Is de software kwaliteit en het voortbestaan van het product geregeld via een Escrow overeenkomst? Zijn er meerdere mensen bij de leverancier aanwezig die alles van het product weten? Als het maar om één persoon gaat, wordt het knap lastig als die op een dag bij een andere werkgever aan de slag gaat. Allemaal dingen om misschien toch eens bij een volgend gesprek met de leverancier eens aan te kaarten.


Beschikbaarheid vanaf huis: Nog niet al te bekend in de kleinere bedrijven, maar wel heel belangrijk. Werken vanaf thuis, het zogenaamde nieuwe werken, is niet alleen in opkomst, het geeft de ondernemer en zijn medewerkers meer vrijheid en gemak. Natuurlijk moet daar bewust mee omgegaan worden en is dit zeker niet voor iedereen geschikt, maar het wordt steeds "normaler". Naar kantoor rijden om wat gegevens op te zoeken is voor de ondernemer van vandaag al helemaal niet meer nodig. Er zijn legio manieren waarop dit allemaal kan, en daar hangen ook verschillende prijskaartjes aan natuurlijk. Informeer gewoon eens goed naar de (on)mogelijkheden.


Procedures vastleggen: In het kader van veel certificeringen, moeten er vele procedures vastgelegd worden. De dikke handboeken zijn hiervoor wel uit de tijd. Bekijk de mogelijkheden eens voor digitale proces beheersingen. Makkelijker aan te passen, veelal deel- of verdeelbaar over verschillende personen en vrijwel altijd is er een leuke (beveiligde)(intranet)site van te maken, zodat alle werknemers er ook daadwerkelijk op een eenvoudige manier gebruik van kunnen maken. Dit is direct het grootste voordeel. Hoe makkelijker medewerkers bij procedures kunnen, hoe laag drempeliger het is, hoe hoger de acceptatie graad.


Design/groei: Is de organisatie aan het groeien? of staat die op het punt van enorme groei? Hou dan zeker rekening met die groei. Al direct vanaf het begin. Een computer/server kan snel genoeg gekocht zijn, maar past die dan in het totaalplaatje? Moet er niet vervroegd (meer) afgeschreven worden? Dat is namelijk geen wenselijke zaak. Hou hier bij elke aanschaf rekeing mee. Beter/liever iets beters of groters kopen dan er na een paar jaar achter komen dat het niet meer aan de eisen voldoet. Dit telt ook voor de programma's waarmee gewerkt wordt. Daar zijn immers licenties voor nodig en die kosten kunnen behoorlijk oplopen. Het lijkt heel gemakkelijk om iedereen toegang te geven tot een programma/pakket, maar hebben ze dat werkelijk nodig? Een combinatie van vooraf goed nadenken, bewust aanschaffen en achteraf realistisch blijven over wat er echt nodig is, kan er voor zorgen, dat groei niet gehinderd wordt.


Communiceer: Praat met de gehele organisatie over veranderingen of wijzigingen in IT programma's of beleid. Dit vergroot het draagvlak enorm en helpt de acceptatiegraad omhoog. Ook al zien medewerkers niet het directe resultaat van een gewijzigde manier van werken, toch kan dit verderop in het proces een enorme (tijd besparende) invloed hebben. Een medewerk(st)er die 5 extra velden bij een klantenkaart moet invullen, zal dit al snel "overbodig" vinden. Dat hierdoor een beter klantinzicht, gerichtte marketing acties, statistieken, of projectbeheersing ontstaat is uiteindelijk veel belangrijker en ook waardevoller voor de organisatie als geheel. Als iedereen beseft, dat ook de kleine deeltjes mee tellen en belangrijk zijn, draagt dat bij tot een goede samenwerking binnen een team en gaat de professionaliteit, kwaliteit en klanttevredenheid alleen maar omhoog.


Beveiliging van een IT omgeving:  Hier zijn zoveel aspecten te benoemen, dat ik hier een apart artikel over heb gemaakt. Zie daarvoor elders op deze site.


Internet protocol: Stel een internet protocol op, en reik deze uit aan mensen die in dienst komen. Ook aan stagaires, uitzendkrachten en de nieuwe directeur. Internet is een prachtig medium. Handig, nuttig en in veel organisaties niet meer weg te denken. Maak de medewerk(st)ers er echter wel bewust van dat het niet de bedoeling is dat er veel privé op het werk van internet gebruik wordt gemaakt. Er bestaan vele vormen om dit te controleren en zelfs te reguleren, het is maar net hoever de organisatie daar zelf in wil gaan. Weet u wel zeker dat er op de werkvloer geen vakanties worden gezocht en geboekt? De (werk)tijd die daarin gaat zitten loopt ongemerkt hard op. Een rekenvoorbeeld. Een organisatie heeft 24 medewerk(st)ers. Elke werkdag wordt er een kwartier "privé" op internet "gespeeld/gezocht/doorgebracht". Dat is totaal 6 uur per dag! dat is totaal 30 uur in de week! Dat is totaal 120 uur in de maand! Helemaal geen probleem natuurlijk als deze mensen de organisatie een warm hart toedragen en regelmatig langer (onbetaald) doorwerken, maar hoe zit dat bij de medewerk(st)ers van je eigen organisatie. Als een internet protocol er al voor kan zorgen dat het gebruik 10% afneemt is het de moeite al waard. Een product aanschaffen waarmee controles gedaan kunnen worden en/of sites geblokkeerd kunnen worden, verdient zichzelf meestal binnen 1 jaar terug trouwens. Neem het eens in overweging! In een ander artikel op deze site geef ik een voorbeeld hoe een dergelijk protocol eruit zou kunnen zien. Misschien goed om eens mee te beginnen als basis.


E-mail protocol: Stel een e-mail protocol in. Soortgelijk als het hierboven genoemde internet protocol. E-mails staan tegenwoordig gelijk aan een brief en hebben een zekere rechtsgeldigheid. Ook een boze privé mail aan iemand die u totaal niet hoeft te kennen, heeft de naam van de organisatie erin staan. Wilt u dat wel als organisatie? Privé mail versturen moet ook wel eens kunnen natuurlijk, maar eenzelfde rekensom als hierboven is ook te maken. Dat zijn "verborgen" kosten waar menig MKB bedrijf niet zo snel aan denkt. In een ander artikel op deze site geef ik een voorbeeld hoe een dergelijk protocol eruit zou kunnen zien. Misschien goed om eens mee te beginnen als basis.


Projecten: Nieuwe software, een ander programma, uitbreiding op bestaande functionaliteit. Vrijwel alles wordt vastgelegd in een project vorm. Leg in een project altijd duidelijk de deelnemers vast. Stel doelen en tijdlijnen. Bouw binnen het project verschillende punten in voor evaluatie en voorgangssrapportages en volg die ook op. Maak afspraken over de kosten en dat er eventueel als aanvullende of bijkomende kosten in rekening gebracht kan worden. Extra kosten hoeven helemaal niet erg te zijn, zolang de organisatie er een meetbaar beter (eind)resultaat aan heeft. Met wat extra aandacht aan deze aspecten van een project, zal de slagingskans ervan alleen maar groter worden.


Regievoering: Geen tijd voor projecten of begeleiding ervan? Denk eens aan het "uitbesteden" en "delegeren" van (onderdelen van) projecten aan mensen binnen de eigen organisatie of desnoods aan iemand van buitenaf de organisatie. (vak)Technisch inhoudelijk kan iemand anders namelijk vaak, veel beter, efficïenter, en met meer resultaat, de sparringspartner met een leverancier zijn. Hou in de gaten dat regievoering niet hetzelfde is als wegdelegeren. Bouw terugkoppelingen in en toets regelmatig doelstellingen, budget en voorgang. Kortom, hou de regie!


Printen: Geen groter probleem in een organisatie dan dat er iets niet afgedrukt kan worden. In deze digitale wereld, met computers, scherm, internet en e-readers, kan geen enkele organisatie zonder echte afdrukken en A-4 tjes zo blijkt maar al te vaak. Al dit printen kan leiden tot enorme kosten. Elke afdeling wil een printer, denk eens aan een centrale plek op/in een gang zodat er minder apparaten aangeschaft hoeven te worden. Systemen genoeg tegenwoordig om je afdrukken er pas uit te laten komen als je zelf bij het apparaat staat. Maak mensen bewust van de kosten. Proef afdrukken kunnen vaak makkelijk op een kleiner formaat, en hoeven ook niet altijd in kleur te zijn. Dit kan echt vele duizenden euro's per jaar schelen. Gebruik maken van dezelfde type printers of multifuntionals scheelt ook in het beheer, printerdrivers, problemen, en allerlei soorten cartridges die op voorraad moeten liggen. Zelfde machines in het gebouw? Kijk dan nog eens nauwkeurig naar het onderhoudscontract. Wellicht kan dit naar een goedkopere vorm als het acceptabel is dat iedereen bij een storing gewoon even op een andere printer afdrukt. Dit kan enorm schelen in de kosten per machine, en daarmee in de kosten per afdruk. Veel machines/printers houden deze gegevens al bij. Een berichtje op het intranet, met de kosten per (kleur)afdruk, kan ook uw medewerk(st)ers motiveren hier zorgvuldiger mee om te gaan. Niet alleen uit het oogpunt van duurzaamheid dus, maar ook kostenbesparend in vrijwel alle gevallen.


Installatie media: CD's waarmee geinstalleerd is, downloads van "handige" programma's, erg lastig allemaal als je die kwijt bent. Hier is maar één echt advies in te geven en dat er voor te zorgen dat er een kopie van de media op een andere plek aanwezig is. Liefst zelfs nog met de installatie instructie erbij. Mocht er onverhoopt een calamiteit plaats vinden, ik wens het niemand toe overigens, dat weet u zeker dat u weer redelijk snel de juiste media voor handen kunt hebben. Zie ook het eerdere item over de backup. Leuk, de database is er gelukkig nog, maar hoe zit het nou met die versie van dat programma? Heeft uw leverancier die zelf nog wel snel beschikbaar in geval van nood?


Wachtwoorden: Wachtwoorden liggen altijd gevoelig. Natuurlijk kunt u in geval van een calamiteit uw medewerkers een nieuw wachtwoord geven, natuurlijk kan een wachtwoord op een pc gewijzigd worden. Maar hoe zit het met de inlogcodes van websites, waar u regelmatig zakelijk op inlogt? Weet u daar alle wachtwoorden nog van? Onderzoek heeft aangetoond dat veel mensen daar afhaken. Wachtwoorden kunnen bewaard worden in gratis programma's, er zijn er heel veel van. Met, zonder verificatie bestanden, extra wachtwoorden, encryptie en ook betaalde services. Iedereen zijn voorkeur. Geen punt, maar het kan ook makkelijker. Denk aan een programma waarin je de inloggegevens hebt gestopt. Maak er een Winzip, een Rar bestandje of iets dergelijks van, zet er een wachtwoord op,... ( dat uw partner ook kent ) en mail het naar een eigen (privé)(hotmail)(gmail) account. Doe dit met enige regelmaat, zet het desnoods in je agenda als zondagochtend werkje eens in de maand. Klein gemak, en een erg groot plezier, als je hebt onverhoopt toch eens nodig mocht hebben. Extra tip hierbij, denk ook eens aan het inscannen van polisnummers, autokentekens en al die andere administratieve rompslomp die er is. Het is wat extra werk, maar een gemak dat je er van hebt als het een keer nodig is.....


Tijd: Neem altijd even de tijd om rustig over een beslissing na te denken. Rust, geloof en vertrouwen in mensen heeft menig ondernemer verder gebracht. Of het nu IT betreft, een project, een probleem,.... er zijn vaak verschillende oplossingen mogelijk. Laat je informeren, denk erover na, en neem dan pas een beslissing. De extra tijd die je ervoor neemt, verdient zich altijd terug in de loop van de tijd.



Let Op: Dit artikel is geschreven met als enige doel om stof tot nadenken te geven. Er is geen enkel MKB bedrijf dat ik ken, dat hetzelfde is, in eisen, wensen en visie. Iedere ondernemer, (interim)manager heeft hier altijd de eigen gedachten bij en het enige advies dat ik hierin kan geven om er over na te denken en aan verschillende kanten/partijen advies in te winnen.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ben OostdamBen Oostdam has been working with Windows systems since 1993. Worked for several companies as a system administrator, and is currently a Sr. Support Engineer for Qurius Managed Services in the Netherlands.

Disclaimer: Er is geen enkele garantie voor het gebruik van de bovenstaande informatie. Het publiceren/uitvoeren van deze tekst is geen enkele garantie en dient altijd vooraf goed bekeken te worden. Het volledige risico van het gebruik van deze tekst is voor de lezer(es)/gebruik(st)er. Schade veroorzaakt door acties naar aanleiding van dit artikel, of claims in elke vorm, kunnen dan ook niet behandeld worden. De webmaster van deze site waarborgt niet de accuraatheid en volledigheid van de inhoud van deze webpagina's. Elke vorm van aansprakelijkheid wordt uitgesloten. Deze artikelen zijn mijn persoonlijke mening, of van mede auteurs, en hoeven niet noodzakelijkerwijs de mening van mijn werkgever te zijn.





 
Wednesday the 17th, July 2019. All rights reserved.. // Oostdam WebDesign